Administrador/a Espai de suport

Gestió de documents de centre

by Administrador/a Espai de suport - Thursday, 9 November 2017, 12:19 PM
 

NODES incorpora un sistema de gestió documental anomenat BP-Docs. Permet incloure tot tipus de documents, etiquetatge, permisos i control de versions. Aquest sistema s’integra molt bé amb els nodes (grups) de la xarxa interna.

Per accedir al gestor documental, aneu a http://agora.xtec.cat/nomdelcentre/docs

BP-Docs no és un sistema jeràrquic de documents en carpetes. És un sistema basat en etiquetes.

En un sistema jeràrquic clàssic, el document només pot estar en un sol lloc. Sense una planificació i un manteniment molt acurat, aquests sistemes tendeixen a la dispersió.

El sistema jeràrquic clàssic té una estructura semblant a aquesta: 

On es troba la programació de 2n d’ESO de matemàtiques?

Matèries/Matemàtiques? A Nivells/ESO/ESO2

Si es delega la gestió en varis usuaris, el problema es pot agreujar si no es fa un control estricte d’on s’ubica cada document.

A BP-Docs l'element principal d'organització es l'etiqueta. Si s’etiqueta bé el nostre document, els usuaris podran arribar al document independentment del camí:

BP-Docs permet associar el document a un node (grup). Això permet tenir els documents molt a prop quan s’està treballant en un node.

Conceptualment, a BP-Docs, es poden crear tres tipus de documents:

  1. Document simple

  2. Document amb fitxer adjunt

  3. Document amb enllaços

1. Document simple

Simplement, heu d’escriure a l’editor, etiquetar i desar el document amb els permisos desitjats.

Ideal per documents i comunicats extensió petita o mitjana (ex. actes de claustre o reunions de departament) Per documents més complexos (taules, moltes imatges, etc) o extensos, és millor les altres dues opcions.

El cercador de BP-Docs cerca al contingut de la descripció facilitant la localització d’aquest tipus de documents per sobre dels altres dos tipus.

2. Document amb fitxer adjunt

Podem adjuntar fitxers amb les extensions habituals (.DOC, .DOCX, .ODT, .JPG, .PNG, .XLS, .XLSS, etc). Tot i que no és obligatori, és convenient afegir l’índex del document com a descripció del contingut ja que, el cercador de BP-Docs no busca al contingut dels fitxers adjunts, només al títol i a la descripció. En un document BP-Docs es poden adjuntar varis documents adjunts.

L’avantatge d’incloure un document adjunt o més a BP-Docs respecte a pujar els fitxers a la mediateca és que es pot etiquetar el document i associar-lo a un node.

 

3. Document amb enllaços

És un document de text on el contingut de la descripció inclou enllaços a documents que estan allotjats a repositoris al núvol (Google Drive, Dropbox, Microsoft365, etc.).

En aquest cas, s’ha de tenir en compte que hi haurà dos tipus de permisos que aplicaran al document:

  • Permisos propis del document (definits al servei del núvol)

  • Permisos del BP-Docs

Això dona molta flexibilitat.  

L’avantatge d’incloure un document ja existent (i enllaçable directament des de el núvol) a BP-Docs és que es pot etiquetar el document i associar-lo a un node.

El valor afegit que aporta BP-Docs és que permet centralitzar els documents de procedències molt diverses en un sol lloc, classificar-los i associar-los ràpidament a grups d’usuaris (nodes).

Arbre de carpetes i documents

Si trobeu a faltar una estructura jeràrquica de carpetes, podeu emular-la fàcilment amb un menú personalitzat i enllaçar directament l’adreça de l’etiqueta. Els menús personalitzats i els seus ginys associats permeten combinar enllaços de tot tipus (externes, a una etiqueta o a un document concret) proporcionant molta flexibilitat.

menú personalitzat amb enllaços a categories de documents

 

Per incloure aquest menú a la barra lateral del directori de documents, heu de: 

  1. Crear un giny de tipus Menú personalitzat amb el enllaços que vulgueu. Per enllaçar documents segons categoria, el format de l'enllaç és: 

    http://agora.xtec.cat/nom-propi-del-centre/docs/?bpd_tag=etiqueta

    Per exemple, per enllaçar la etiqueta de documents de secreataria a un institut amb nom propi "demoinstitut":

    http://agora.xtec.cat/demoinstitut/docs/?bpd_tag=secretaria

  2. Aplicar al giny la següent visibilitat (botó Visibilitat): 

    Caixa de visibilitat
    Tipus Pàgina, Index de Documents

Ara, si fem clic a l'enllaç Secretaria, ens mostrarà només els documents amb aquesta etiqueta:







» Preguntes freqüents NODES