Moodle conserva per un temps indefinit tota la informació que s'hi va introduïnt, incloent el contingut de cursos que ja estan tancats, fitxers adjunts als lliuraments de tasques, intervencions als fòrums o resultats de les activitats. Amb el temps, l'acumulació de tota aquesta informació pot provocar problemes de rendiment i dificultar la correcta administració dels servidors, que inclou una còpia de seguretat diària de totes les dades.

• Accions a fer en acabar el curs escolar
• Revisió i neteja a fons de cursos antics
• Revisió i neteja d'usuaris inactius
• Còpies de seguretat
• Bones pràctiques

Accions a fer en acabar el curs escolar

És molt recomanable fer una neteja i reinicialització de tots els espais en acabar cada curs escolar, tal com s'explica en aquesta pregunta freqüent.

Revisió i neteja a fons de cursos antics

De tant en tant convé fer una revisió i neteja a fons de cursos antics. En cas que us interessi conservar l'estructura d'un curs antic feu-ne una còpia de seguretat sense dades dels usuaris, tal com s'explica més avall, abans de procedir a esborrar-lo.

El procediment per a identificar aquests cursos antics podria ser el següent:

1. Accediu al Moodle com a administradors del sistema
2. Aneu a Administració del lloc | Gestiona cursos i categories.
3. En aquesta secció, i per a cada categoria de nivell superior, seleccioneu a Ordena els cursos l'opció Ordena per hora de creació del curs ascendent. Això us permetrà veure els cursos en l'ordre en què van ser creats, començant pels més antics.
4. Per a cada un dels cursos, feu clic a la icona de rodeta dentada que apareix a la dreta del títol. Amb això accedireu a Edita els paràmetres del curs.
5. Torneu a fer clic a la rodeta (a la dreta) i aneu a Més... feu clic a Informes | Informe d'activitat. Aquí podreu veure la data de la darrera acció efectuada en cada component del curs, incloses les visualitzacions. Una altra opció és utilitzar l'informe Registres, que mostra les darreres accions efectuades globalment sobre el curs. La primera acció correspon a la creació del mateix informe, però a partir d'aquí us apareixeran ja les accions corresponents a usuaris reals del curs, oferint-vos informació sobre el temps que fa que no s'usa.
6. Tornant enrere podeu tornar a la llista de cursos i, en cas que considereu que ja no s'està fent servir, procedir a esborrar-lo definitivament amb la icona "paperera". En cas que us interessi conservar l'estructura del curs, feu-ne abans una còpia de seguretat sense dades d'usuari, seguint les instruccions que s'indiquen més avall.

Revisió i neteja d'usuaris inactius

Els alumnes i docents que ja no són al centre s'haurien d'eliminar de la plataforma passat un temps prudencial, ja que poden tenir fitxers associats (lliuraments de tasques, adjunts a missatges, etc.) que ocupen de manera innecessària espai d'emmagatzematge.

Per identificar aquests usuaris podeu anar a Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Explora la llista d'usuaris. Feu clic dues vegades al títol de la columna Darrer accés, fins a tenir ordenats aquests accessos de manera ascendent, començant pel més antic. Això us permetrà identificar usuaris que fa anys que no accedeixen al Moodle i que, molt probablement, poden ser eliminats sense problema. Ho podeu fer amb la icona paperera des d'aquesta mateixa pantalla.

Una darrera opció és anar a Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Accions amb usuaris en bloc, fer clic a Mostra'n més... del primer apartat Filtre nou, baixar fins a Darrer accés, marcar Habilita a "abans del" i seleccionar una data antiga, com ara dos anys enrere. Després feu clic al botó Afegeix filtre (més avall) i el sistema us mostrarà la llista dels usuaris que fa almenys dos anys que no han accedit al Moodle. Comproveu aquesta condició a l'apartat Filtres actius. A partir d'aquí, seleccioneu els usuaris que s'hagin d'eliminar (amb els botons de marcar i seleccionar) i marqueu l'opció Elimina a la llista desplegable Amb els usuaris seleccionats...

Una variant d'aquest darrer mètode, si teniu els alumnes organitzats per cohorts, és buscar l'identificador de les cohorts més antigues, aquelles que estigueu segurs que ja han abandonat el centre, i utilitzar-lo com a filtre en les Accions per a usuaris en bloc (Filtre nou | ID de la cohort | és igual a | escriure id). Els identificadors de cohort es poden consultar a Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Cohorts, a la columna ID de la cohort.

Còpies de seguretat

Un altre motiu freqüent de l'augment d'ocupació d'espai és deixar les còpies de seguretat dels cursos emmagatzemades al mateix lloc Moodle. Les còpies de seguretat sempre s'han de descarregar, ser emmagatzemades en un altre suport i, finalment, esborrades del Moodle que les ha generat. En aquesta pregunta freqüent trobareu explicat el procediment a seguir per identificar i eliminar els arxius de còpia de seguretat emmagatzemats innecessàriament al vostre espai Moodle.

En cas que hàgiu de fer còpies de seguretat noves (per exemple, abans d'esborrar definitivament un curs que potser us pot interessar recuperar més endavant), consulteu abans aquesta altra pregunta freqüent.

Bones pràctiques

Finalment, us recomanem donar un cop d'ull a aquesta pregunta freqüent on es recullen algunes bones pràctiques amb Moodle i recomanacions per optimitzar un curs, i us aconsellem fer-la arribar a tots els docents del centre que hagin de crear o editar cursos.

Seguint aquestes recomanacions fareu un ús òptim dels múltiples recursos que ens ofereix Agora-Moodle!

Les cohorts o grups del lloc són una funcionalitat nova de Moodle 2 i faciliten la inscripció de conjunts d'usuaris de forma massiva amb una única acció. L'ús de les cohorts per a gestionar inscripcions a cursos suposa un gran estalvi de temps i de feina per a l'administrador/a del Moodle ja que simplifica les inscripcions manuals. Per tant, en comptes d'inscriure l'alumnat un a un, amb les cohorts és possible realitzar inscripcions amb un sol clic.

• Com crear una cohort?
• Com inscriure una cohort a un curs (sincronització de la cohort)?
• Com inscriure els usuaris d'una cohort a un curs?
• Afegir usuaris a una cohort a través d’un fitxer CSV
• Com crear grups a partir de cohorts?

 

Com crear una cohort?

Les cohorts les poden crear tant els administradors com els gestors. Des de la primera plana del Moodle aneu a Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Cohorts i feu clic a Afegeix una cohot nova.



A la finestra Afegeix una cohort nova ompliu les dades que es demanen i feu clic a Desa els canvis.

• A context cal indicar l'àmbit de la cohort: sistema permet utilitzar-la a tots els cursos mentre que si es tria una categoria de cursos concreta, la cohort només es podrà fer servir en el cursos que inclogui aquesta. Per defecte és recomanable deixar "Sistema".
• El camp Id de la cohort s'utilitza per importar usuaris de forma massiva a una cohort. Per aquest motiu, és important emplenar-ho amb un nom curt i representatiu del grup d'usuaris que contingui.

Un cop generada la cohort feu clic a l'eina d'engranatge i trieu Assigna per afegir-hi els usuaris.



Seleccioneu els usuaris potencials que voleu que estiguin a la cohort, feu clic a Afegeix. i finalment, feu clic a Torna a les cohorts.

Com inscriure una cohort a un curs (sincronització de la cohort)?

Entreu al curs on voleu sincronitzar la cohort i aneu a Participants. Al desplegable Usuaris inscrits trieu Mètodes d'inscripció. 

A continuació, al desplegable Afegeix un mètode tireu Sincronització de la cohort.

Trieu una cohort de la llista de disponibles i feu clic a Afegeix un mètode.

Finalment trobareu la llista de tots els usuaris que s'han inscrit en bloc a través d’aquesta cohort. Fent servir aquest mètode, en el moment que s'edita la cohort, els usuaris s'afegiran o eliminaran del curs de forma automàtica.

Com inscriure els usuaris d'una cohort a un curs?

Entreu al curs on voleu fer la inscripció d’usuaris mitjançant una cohort i aneu a Administració | Administració del curs | Usuaris | Usuaris inscrits i feu clic a Inscriviu usuaris i marqueu l'opció Visualitza les cohorts per veure les cohorts disponibles. A continuació feu clic a Enrol "x" users de la cohort desitjada.

Finalment trobareu la llista de tots els usuaris que s'han inscrit en bloc a través d’aquesta cohort. Fent servir aquest mètode, els usuaris s'incriuen com si fos una inscripció manual de forma que, encara que s'editi la cohort, els usuaris del curs no es veuran afectats.

Afegir usuaris a una cohort a través d’un fitxer CSV

L'administrador/a del lloc també pot afegir usuaris a través d'un fitxer CSV a cohorts existents. Per fer-ho:

• Aneu a Administració | Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Carrega usuaris
• Pengeu un fitxer de text amb el format següent:

username,password,firstname,lastname,email, cohort1
tomjones,Pass1234*,Tom,Jones,username@mail.invalid,idcohort1
marysmith,Pass1234*,Mary,Smith,username@mail.invalid,idcohort2

on idcohort1 i idcohort2 són els ID de les cohorts que ja existeixen, no els seus noms.

NOTA: Si els correus electrònics dels usuaris no són vàlids, feu servir el correu electrònic següent: username@mail.invalid, d'aquesta manera, el sistema obviarà l'enviament de correu a aquests usuaris i, per tant, es millorarà el rendiment.

Com crear grups a partir de cohorts?

Per crear un grup a partir d'una cohort ja creada aneu a Administració del curs | Usuaris | Grups | Crea grups automàticament. Per tal de poder crear els grups a partir de les cohorts, cal que, prèviament hàgiu inscrit els usuaris al curs. Si el curs no té cap usuari no es podrà fer aquest pas.

 

 

A continuació configureu els paràmetres necessaris per crear els grups a partir de les cohorts prèviament configurades:

 

Per desar el grup, feu clic a Tramet.

• Com activar aquest mètode d'autenticació al Moodle?
• Qui el pot fer servir?
• Accés del professorat
• Accés de l'alumnat

Com activar aquest mètode d'autenticació al Moodle?

1. Accedir amb l'usuari "admin" del Moodle i anar a Administració del lloc | Servidor | Serveis OAuth2 i fer visible el servei fent clic a l'ullet.
   
2. Activar el mètode d'autenticació OAuth anant a Administració del lloc | Connectors | Mètodes d'autenticació. Per fer-ho cal fer clic a l'ullet.

Accés de l'alumnat

Per tal d'activar l'accés al Moodle del centre a través de Google Apps Education cal seguir els passos següents:

1. Registrar el vostre Moodle a Google (Configuració a Google)
2. Configuració al Moodle

1. Registrar el vostre Moodle a Google OAuth 2

• A continuació, accediu a Credenciales (menú de l'esquerra) i seleccioneu ID de client d'OAuth:

• A Tipus d'aplicació trieu Aplicació web. Doneu un nom i afegiu els URL seguents canviat "nompropidelcentre" pel nom propi del vostre centre.

• Orígens de JavaScript autoritzats: https://educaciodigital.cat

• URIs de redirecció autoritzats: https://educaciodigital.cat/nompropidelcentre/moodle/admin/oauth2callback.php

• Per tal de configurar el Moodle perquè els usuaris es puguin autenticar mitjançant el seu compte de Google aneu a Administració del lloc | Servidor | Serveis OAuth 2 i creeu un nou servei de Google.

• Introduïu el nom de servei (Google), el Client ID i el Client secret. Aneu amb compte de no introduir cap espai en blanc i Actualitzeu els canvis. Si voleu evitar que s'enviï el correu de confirmació als comptes dels nous usuaris i que el registre sigui immediat, desmarqueu la casella Require email verification que trobareu al final de la pàgina.
  

• Després, aneu a Administració del lloc | Connectors | Autenticació | Gestió de l’autenticació i habiliteu el connector OAuth2 clicant sobre l’ullet
  
  

• A partir d'aquest moment, quan els usuaris facin clic a l'enllaç Entrada que hi ha a la part superior dreta del Moodle, podran autenticar-se amb el seu compte de Google.

NOTA: si l'usuari ja està donat d'alta amb la mateixa adreça de correu que té a Google Apps, l'identificador dels usuaris es manté i, per tant, també la inscripció als cursos i tot l'històric que tenia prèviament al Moodle.

Quan finalitza el curs és recomanable fer certes tasques de manteniment per deixar el Moodle preparat pel següent i optimitzar l’espai de manera que segueixi essent una eina útil i no es converteixi en un repositori de cursos passats.

• Còpies de seguretat dels cursos: generar-les, descarregar-les a l’ordinador I eliminar-les del Moodle.
  
• Reinici dels cursos: netejar els cursos que es faran servir el curs vinent, eliminant els usuaris matriculats, les seves trameses i qualificacions.
  
• Gestió d’usuaris i arxius antics: esborrament dels usuaris que canvien de centre (professorat i alumnat), així com dels arxius antics. 
  

Còpies de seguretat dels cursos

Davant de possibles errors, pèrdua de dades o possibles canvis de centre, és recomanable realitzar aquestes còpies i descarregar-les a l’ordinador abans d’eliminar-les del Moodle perquè no ocupin espai.

És recomanable per fer més àgil el procés de còpies de seguretat, activar les còpies de seguretat asíncroes, ho trobareu explicat en aquesta PMF.

Trobareu més informació sobre la creació de còpies de seguretat en aquest enllaç.

Reinici dels cursos

Tots els cursos del Moodle han d’estar preparats per tornar a afrontar un nou curs escolar. Per això és necessari reiniciar-los, esborrant així els alumnes inscrits, totes les seves intervencions, qualificacions i trameses, i deixar-lo totalment net. És important marcar l'opció Esborra totes les trameses durant el reinici del curs, perquè no quedin innecessàriament allotjades al Moodle.

Si teniu algun curs que no s’ha de fer servir, podeu emmagatzemar-ne la còpia de seguretat després de reiniciar el curs i eliminar-lo del Moodle.

Trobareu més informació sobre la reinicialització de cursos en aquest enllaç.

En cas de tenir Cohorts associades a cursos podeu reanomenar-les abans d’inscriure-les als cursos nous. Per fer-ho cal anar a Administració del lloc | Usuaris | Comptes | Cohorts. També hi podreu afegir i treure els alumnes que siguin necessaris a cadascuna de les cohorts que tingueu creades i vulgueu mantenir.

Trobareu més informació sobre Cohorts al següent enllaç.

Gestió d'usuaris i arxius antics

Trobareu més informació sobre la gestió dels usuaris en aquest enllaç.

Quant a la gestió dels ARXIUS, heu de procurar esborrar aquells arxius que ja no s’utilitzen tant si formen part del contingut del curs com si són trameses antigues, que per alguna raó no s’han eliminat amb el reinici del curs.

Per eliminar arxius cal accedir a Administració del lloc | Informes | Gestió de fitxers. Podreu fer cerques amb diferents criteris i eliminar els arxius manualment.

De cara al curs que ve us recomanem algunes Bones pràctiques per optimitzar el curs.

Consells per fer còpies de seguretat

• Feu les còpies de seguretat a la nit: Quan la càrrega dels servidors és més baixa es tenen menys problemes per fer les còpies.
• Si teniu problemes, feu les còpies per parts: Desmarqueu opcions a l'hora de fer les còpies de seguretat, sobretot les dades d'usuari dels qüestionaris fets amb HotPotatoes. Feu diverses proves, desmarcant les opcions on creieu que pot fallar.
• Treieu els usuaris administradors: El fet de realitzar còpies de seguretat de cursos on hi hagi inscrit algun usuari administrador pot portar a problemes a l'hora de restaurar-les. Assegureu-vos sempre, abans de fer cap còpia, que al curs no hi hagi cap d'aquests usuaris, i doneu-los de baixa del curs en cas que en trobeu algun.
  
• Si seguiu tenint problemes: Poseu-vos en contacte amb nosaltres a través del fòrum, adjunteu captures de pantalla i missatges d'error. També l'adreça del Moodle i del curs en el que teniu el problema.
• Descarregueu les vostres còpies: És molt recomanable descarregar els fitxers de les còpies de seguretat a un ordinador i esborrar-les de l'espai Moodle per tal de no exhaurir ràpidament la quota de disc disponible. Per a més informació consulteu la pregunta freqüent sobre la política de quotes de Moodle.
• Activeu les còpies de seguretat/restauracions asíncrones: Des de la versió 3.11 de Moodle, es poden activar les còpies/restauracions asíncrones útils per a fer còpies o restauracions de cursos grans. Podeu trobar més informació a la PMF Com s'activen les còpies de seguretat/restauracions asíncrones?
  

Des de la versió 3.11 de Moodle, l'administrador del lloc pot activar l'opció "Còpia de seguretat/restauració asíncrona"

Per realitzar l'activació cal accedir amb l'usuari "admin" al Moodle i anar a Administració del lloc | Cursos | Còpies | Còpia de seguretat/restauració asíncrona.

Tal com es mostra a la imatge anterior, també es pot habilitar l'opció d'enviar un correu electrònic a l'usuari que ha executat el procés.

L'administrador del lloc pot editar aquest missatge, i personalitzar-lo. Cal mantenir les paraules que hi ha entre {  } que es corresponen a camps automàtics.

Podeu trobar més informació sobre les còpies de seguretat i consells per a fer-les a la PMF Són realment necessàries les còpies de seguretat dels meus cursos? Consells per fer-les.

El cron és un procés automàtic que executa diferents tasques programades dins dels entorns web, per exemple al Moodle. Aquests crons, fan que s'enviïn els correus electrònics als usuaris dels fòrums, de les tasques i buida elements antics de la paperera, entre moltes altres coses.

Per aconseguir una màxima eficiència, els crons d'Àgora-Moodle s'executen en els períodes següents depenent de l'activitat de cada centre (de més a menys activitat):

• cada 10 minuts,
  
• cada 20 minuts,
  
• cada 2 hores,
• tres cops al dia o,
  
• un cop al dia.